甘肃畜牧工程职业技术学院

公文处理实施办法

第一章 总 则

第一条  为适应学院工作需要，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合学院工作实际，制定本办法。

第二条  公文是学院党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  学院各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，加强队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第六条  办公室负责学院公文处理工作，并对校内各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类和形式

第七条  学院公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门或人员、变更或者撤销不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求各部门或有关部门执行、周知的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级部门请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位、机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条  学院公文主要形式有：

（一）学院党政文件

主要适用于传达贯彻上级党委和主管部门的有关方针、政策、指示；部署学院全局性活动和重要工作；发布重要决定；制定学院各项政策和规章制度；通报重要事项；向上级机关报告、请示工作和呈送意见；根据干部管理权限，办理干部任免事项等；印发重要会议通知；办理学院内部的重要事项等。

1.学院党委文件。发文机关标志为“中共甘肃畜牧工程职业技术学院委员会文件”（代字“甘牧党”）。

2.学院行政文件。发文机关标志为“甘肃畜牧工程职业技术学院文件”（代字“甘牧院”）。

3.学院纪委文件。发文机关标志为“中共甘肃畜牧工程职业技术学院纪律检查委员会”（代字“甘牧纪”）。

（二）学院党政函件

发文机关标志为“中共甘肃畜牧工程职业技术学院委员会”（代字“甘牧党函”）；发文机关标志为“甘肃畜牧工程职业技术学院”（代字“甘牧院函”）。主要适用于安排部署日常事务性工作；发布有关工作事项；协调学院内部有关部门开展业务工作；与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；对上级主管部门有关转办事项提出办理意见等。

（三）办公室函件

发文机关标志为“甘肃畜牧工程职业技术学院办公室”（代字为“甘牧办函”）的公文，主要适用于经同意以办公室名义传达贯彻上级机关的指示；就有关具体问题进行工作布置；印发会议通知和学院领导重要讲话；转发有关文件；以办公室名义对学院有关具体业务作出通知；就具体事项与不相隶属机关内设部门进行商洽；办理学院内部事项等。

（四）工会文件

发文机关标志为“甘肃畜牧工程职业技术学院工会委员会文件”（代字“甘牧工”）。主要适用于经同意以工会名义传达贯彻上级机关的指示；就工会主管有关具体工作进行布置、作出通知；印发相关会议通知；转发有关文件等。

（五）团委文件

发文机关标志为“共青团甘肃畜牧工程职业技术学院委员会文件”（代字“甘牧团”）。主要适用于经同意以团委名义向上级机关报告、请示工作和呈送意见；传达贯彻上级机关的指示；就学院团委主管有关工作进行布置，发出通知；印发相关活动、会议通知；转发有关文件等。

（六）会议纪要

发文机关标志为“中共甘肃畜牧工程职业技术学院委员会会议纪要”的公文，用于记载、传达学院党委重要会议以及有关专题会议的决定事项和主要精神。

（七）部门通知

以相关职能部门名义印发的安排部署具体业务工作的内部通知文件。

第三章 公文格式

第九条  公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。

第十条  学院公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

（一）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（二）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“急件”。3号黑体，右上角第1行（如需同时标识秘密等级和保密期限，则标识在右上角第2行）。

（三）发文字号。包括发文机关代字、年份、顺序号。3号仿宋体（GB2312），居中；年份、序号用阿拉伯数码；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位，不加“第”字。如：甘牧院〔2018〕5号。

（四）签发人。上行文应当注明签发人姓名。签发人姓名为3号楷体（GB2312）。党委文件签发人为党委书记，行政文件签发人为院长。

（五）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。2号小标宋体，居中。公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，标题中一般不用标点符号。

（六）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。3号仿宋体（GB2312），位于公文标题下空一行，左侧顶格标明。

（七）正文。公文的主体。用来表述公文的内容，一般用3号仿宋体（GB2312），位于主送机关的下1行，每自然段左空2字，回行顶格，文中如有小标题可用3号黑体字（一级）、3号楷体（GB2312）（二级）、3号仿宋体（GB2312）等。

（八）附件说明。如有附件，应当在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，在发文机关署名和成文日期之前注明附件顺序和名称。如：“附件：1.  2.”等。

（九）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。联合行文，主办单位（部门）应当排列在前。

（十）成文日期。以会议通过或者发文机关负责人签发的时间为准；联合行文，以最后签发领导的签发日期为准。日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（十一）公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办部门加盖印章。联合下发的公文，联合发文部门都应加盖印章。

（十二）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线（即“— × —”）。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（十三）抄送机关：主题词下一行，左空1字，3号仿宋（GB2312），抄送机关用“，”隔开。

（十四）公文中引用公文应当先引标题，后引发文字号。公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外，其他数字应使用阿拉伯数码，外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

（十五）公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号,如第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

第四章 行文规则

第十一条  行文应当确有必要，本着精简高效的原则，没有实质内容、含糊不清的、可发可不发的文件一律不发。凡能当面协商解决或可以通过口头、电话、便函、原件批回等方式解决问题的，一律不发文。

第十二条  应当根据行文目的、发文单位（部门）的职权和与主送机关的行文关系正确选用公文种类。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十四条  向上级机关行文规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送公文，不得以学院负责人名义向上级机关报送公文。如属上级机关负责人直接交办事项，应在正文开头部分予以说明。

第十五条  办公室根据授权可以向各基层党组织、职能部门、系（部）行文；可以代表学院对外正式行文。

第十六条  中共甘肃畜牧工程职业技术学院纪律检查委员会、甘肃畜牧工程职业技术学院工会委员会、共青团甘肃畜牧工程职业技术学院委员会按照工作职责可以分别向相应的基层党组织、各工会小组、各系团总支（支部）行文，可以向对应的上级主管机关行文。

第十七条  除第十四条、第十五条规定的情况外，学院内设机构一律不得对外正式行文。各职能部门在各自职权范围内，可以函件的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，向学院党委、行政请示、报告工作，就部门业务范围内的事项向校内相关部门发布通知。需以学院党委、行政名义正式行文的，须履行学院公文制发程序。

第十八条 除办公室外，其他各部门制发校内函件，应使用“甘肃畜牧工程职业技术学院”函文文头纸作为发文机关标志，暂不使用部门发文代字，落款应署发文部门名称，用印应加盖发文部门印章。

第五章  公文拟制、制发

第十九条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。具体如下：

部门拟稿→部门负责人审核→办公室文秘人员审稿→办公室主任审核→分管领导会签→党政领导签发→制文用印。

除涉密公文和特殊情况外，校内拟制的公文应一律通过综合办公系统平台办理，原则上不呈报纸质公文。

第二十条  公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）倡导“短、实、新”的优良文风，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）注重针对性、指导性和可操作性，确保起草的文件务实管用。

（五）文种正确，格式规范。

（六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（七）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，达成一致。

第二十一条  各部门以学院党委、行政名义行文，应当代拟文稿。

（一）部门代拟文稿，应在职责范围内，或经授权同意；

（二）部门代拟文稿，应在保证质量前提下，尽量缩短运转时间，按公文拟制程序，于正式公文印发前3个工作日上传综合办公平台办理。

（三）部门代拟文稿，应经部门负责人核稿、分管领导审核后上传综合办公公文平台，由办公室主任进行审核。审核的重点是发文必要关、政治政策关、法律法规关、格式体例关、语言文字关、涉密定密关。

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3.涉及不同部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十二条  经办公室主任审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，退回起草部门修改后重新报送。

第二十三条  公文应当经学院党政主要负责人审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有发文部门的分管领导会签。

第六章 公文办理

第二十四条  公文办理包括收文办理、发文办理、催办查办和整理归档。

第二十五条  收文办理主要程序是：

（一）签收。办公室负责公文签收，对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。收文后，办公室文秘人员应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。

（三）拟办。公文登记后由办公室文秘人员送交办公室主任进行阅办并提出拟办意见。

（四）阅批。办公室主任提出拟办意见后，送交学院领导阅批。

（五）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文由学院领导批示后转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限前办理完毕。承办部门对不能在规定时限落实的事项，应说明理由并向批阅意见的院领导汇报。

（六）传阅。在办理公文传阅时，文秘人员应当随时掌握公文去向，做好登记，避免漏传、误传、延误。涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递。

（七）催办。办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关部门。

第二十六条  公文办理、传阅完毕后，承办部门应及时将公文原件送交办公室。办公室负责按照档案法律法规以及学院档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全，定期进行立卷归档。各职能部门制发的函件由本部门立卷、归档。

第二十七条  发文办理主要程序是：

（一）复核。办公室在公文正式印发前，应对由学院领导签批的公文内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批领导复审。

（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。学院对外公文传送，应根据实际兼顾效率，可采用纸质、电子格式报送，上报甘肃省教育厅的公文一般经“甘肃省教育系统公文与信息交换平台”上传；校内公文除涉密和特殊情况外，一律通过学院综合办公系统平台分发，原则上不再分发纸质公文。通过学综合办公系统平台发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。

第七章 公文管理

第二十八条  学院公文由办公室统一管理，建立档案室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。各部门应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文由专人专柜管理。

第三十条  密级公文一般不得复制、拍照、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经分管机要保密的院领导批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十一条  公文的废止，由学院或上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十二条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十三条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续。任何个人和部门不得私自销毁、留存、复制涉密公文。

第三十四条  学院内设机构发生撤销、合并或新增等变动调整时，公文管理随之相应变更。工作人员离岗离职时，所在部门应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附  则

第三十五条  本办法由办公室负责解释。

第三十六条  本办法自2018年11月12日起施行。原《甘肃畜牧工程职业技术学院公文制发办法》同时废止。